Как планировать свой день?

Вывод

Планируйте каждый свой день. Todoist, Wunderlist, TickTick и другие подобные программы и сервисы помогут вам в этом. Сложные масштабные задачи дробите на простые мелкие. Утром делайте самую неприятную работу, чтобы в оставшееся время заниматься только тем, что нравится. Выработайте триггеры, которые помогут вам справляться с ленью, и не забывайте включать в график отдых.

Примечательно, что Глеб Архангельский большое внимание уделяет не только рационализации рабочих процессов, но и отдыху (полное наименование его бестселлера — «Тайм-драйв: как успевать жить и работать»). Он убеждён, что без хорошего отдыха, включающего в себя здоровый сон и физическую активность, невозможно быть продуктивным.

5 лайфхаков для эффективного планирования дня

редактор-эксперт Контур.Школы, консультант по электронному документообороту и электронной отчетности

Советы для тех, кто хочет эффективно планировать свой день: инструменты, истории, разбор ошибок

Вам знакомо чувство паники перед приближающимся дедлайном? Когда понимаешь, что время пролетело, а окончание задачи не виднеется даже вдали. Бывало, что я не успевала выполнить поручение, хотя записывала сроки и вносила задачу в план на день.

  • Я решила разобраться, что с моим планированием не так и почему список дел не работает. После изучения ряда книг и просмотра вебинаров по тайм-менеджменту я определила ошибки и нашла способы, как планировать день эффективно. Проверила их работоспособность и хочу поделиться итогами с вами.
  • Я решила разобраться, что с моим планированием не так и почему список дел не работает. После изучения ряда книг и просмотра вебинаров по тайм-менеджменту я определила ошибки и нашла способы, как планировать день эффективно. Проверила их работоспособность и хочу поделиться итогами с вами.

Другие полезные рекомендации по планированию

Планируя день, воспользуйтесь советами:

  • Заведите красивый ежедневник или скачайте приложение для смартфона или компьютера, куда будете записывать задачи и планы. Существует много программ-помощников, которые автоматически систематизируют задачи, вовремя вносят изменения и напоминают о планах в течение дня. Популярными инструментами планирования являются Google Календарь и Wunderlist.
  • Планер или ежедневник всегда держите под рукой. Чтобы в случае возникновения новых дел внести коррективы в распорядок дня и зафиксировать новую задачу.
  • Используйте 2-3 инструмента планирования. Например, есть действенная методика BulletJournal. Согласно ей, ланы, идеи, привычки, финансы записываются в обычную тетрадь. Или популярная техника планирования Pomodoro. Ее суть в следующем: вы устанавливаете таймер на 25-30 мин и активно, не отвлекаясь, работаете. После выключения таймера делаете 5-минутный перерыв. После чего опять возвращаетесь к обязанностям на 25-30 мин.
  • Распределяйте нагрузки. Как выяснили ученые, мозг функционирует лучше в определенное время. Следите за внутренними биоритмами. Проведите анализ, в какое время дня вы наиболее активны. В зависимости от этого распределяйте нагрузку.

И еще одна рекомендация. Старайтесь избегать перегрузок. В ежедневнике выделяйте, как минимум, один свободный день, который посвятите себе и занятию любимыми делами.

  • Заведите красивый ежедневник или скачайте приложение для смартфона или компьютера, куда будете записывать задачи и планы. Существует много программ-помощников, которые автоматически систематизируют задачи, вовремя вносят изменения и напоминают о планах в течение дня. Популярными инструментами планирования являются Google Календарь и Wunderlist.
  • Планер или ежедневник всегда держите под рукой. Чтобы в случае возникновения новых дел внести коррективы в распорядок дня и зафиксировать новую задачу.
  • Используйте 2-3 инструмента планирования. Например, есть действенная методика BulletJournal. Согласно ей, ланы, идеи, привычки, финансы записываются в обычную тетрадь. Или популярная техника планирования Pomodoro. Ее суть в следующем: вы устанавливаете таймер на 25-30 мин и активно, не отвлекаясь, работаете. После выключения таймера делаете 5-минутный перерыв. После чего опять возвращаетесь к обязанностям на 25-30 мин.
  • Распределяйте нагрузки. Как выяснили ученые, мозг функционирует лучше в определенное время. Следите за внутренними биоритмами. Проведите анализ, в какое время дня вы наиболее активны. В зависимости от этого распределяйте нагрузку.

Как правильно планировать свой день? 5 гениальных методик

Эти методики разработаны людьми, которые на деле доказали свою эффективность и способность к планированию. Среди них Бенджамин Франклин, Глеб Архангельский и Стивен Кови. Каждый из них объяснил самому себе и миллионам других людей, как научиться планировать свое время. Приведем 5 методик, которые по праву считаются гениальными.

Какие навыки, по мнению Кови, присущи высокоэффективным людям:

Процитировать в Твиттере

Лучший планировщик на неделю и на день, который мне попадался – американский ежедневник Full Focus от Майкла Хайятта. С ним моя жизнь была вполне удачной, но затем мне захотелось переделать его под себя, причем кардинально.

Проблема ежедневников (в моем случае) заключается в следующем: когда привыкаешь к формату, начинаешь вести его на автомате, не задумываясь. Если приходят идеи новых разделов, которых нет в планнере, становится непонятным – что с этим делать.

Тогда я задумалась, что же важно для меня в планировании на день? Ответы получились такими:

★ Отсутствие строк. Ничто не должно ограничивать или определять, сколько задач мне нужно выбрать на день.
★ Возможность разделить задачи на дела разного калибра – от значимых и сложных к важным, но более простым.
★ На листе должно оставаться свободное пространство для фиксирования идей и новых, спонтанно возникающих, разделов.
★ Возможность визуализировать свой день и сопоставить его со списком выбранных дел.
★ Разделы для планирования утренних практик, вечерних, обучения и покупок.
★ Возможность заполнять квадратики сделанных дел.
★ Возможность использовать цвета.

Читайте также:  Конструктивный диалог: что это, правила и особенности

Лучшим решением для меня оказался самый простой инструмент – лист белой бумаги. Именно с него теперь начинается мой день.

Тогда я задумалась, что же важно для меня в планировании на день? Ответы получились такими:

Планирование от Парабеллума: блок-схема и «оригами»

Для себя внешний вид плана ведущего коуч-тренера нашей страны я назвала «оригами». Есть ли у него какое-то официальное название – сказать не могут. Поэтому пусть остается «оригами»: четко, понятно и отражает суть метода.

Парабеллум чаще всего рассказывает о двух приемах планирования:

  • блоками – фокусными, буферными, коммуникативными и для отдыха;
  • «оригами» – компактный вариант ежедневного плана для деловых людей.

Коммуникативный блок – все виды общения. Это звонки, письма, совещания, встречи – все мелкие задачи, которые отвлекают нас, если не объединить их в один блок.

Как планировать ежедневные задачи для достижения целей? Советы успешных людей

Из предыдущих двух статей Вы узнали: Какие ресурсы нужны для достижения целей и Как ставить SMART цели. Теперь научимся планировать задачи на каждый день для достижения своих целей.

При ежедневном планировании нужно следовать таким правилам (составлены на основании опыта успешных людей, включая рекомендации и идеи из книг Брайана Трейси, Стивена Кови и других гуру в области личной эффективности и целеполагания):

  1. Планировать задачи надо вечером предыдущего дня (лучше задачи писать от руки, а не набирать на клавиатуре – многие исследователи заметили больший успех у людей, которые пишут от руки свои цели и задачи).
  1. Вечером же нужно проводить анализ задач, которые были сделаны в этот день (обязательно писать свои мысли об ошибках или уроках, а также о достижениях в свой дневник)
  1. При планировании задач на следующий день надо держать фокус на своих целях (все задачи, которые НЕ помогают продвигаться в сторону цели, надо по возможности отбрасывать).
  2. На утренние часы надо планировать самые важные задачи, все остальные, меньшие по важности, делать потом. Ценный совет: первые 3-4 часа своего рабочего времени посвящайте самой главной задаче дня, которая имеет прямое влияние на приближение Вашей самой главной цели), делайте так каждый день.
  3. Пишите списки задач. Список – это простой, но очень эффективный инструмент. Для удобства я веду несколько списков (по сферам жизни) и заношу туда всё, что, по моему мнению, мне надо сделать (в моём дневнике есть несколько закладок – по сферам жизни). Лишнее потом отбрасываю.

Ежедневное планирование – это обязательное действие для тех, кто хочет удвоить свою эффективность во всех областях:

  • Здоровье.
  • Личностный рост.
  • Любовь, семья.
  • Деньги.
  • Коммуникации, досуг.

Успешные люди значительную часть своего времени отдают планированию. Нельзя считать это время потраченным понапрасну.

Часто от успешных людей можно слышать, что они полагаются на свою интуицию. Думаю, интуиция у них развита больше, чем у тех людей, которые не занимаются планированием новых задач и анализом выполненных задач.

Основные правила планирования

  1. Чтобы правильно распланировать свой день и все успевать, очень важно приучить себя просыпаться рано. Не важно, нужно вам идти на работу или нет. Организуйте нормальный режим сна. Чтобы чувствовать себя бодро, нужно спать 8 часов в сутки. Поэтому подумайте, во сколько вам нужно ложиться спать, чтобы и вставать рано и при этом высыпаться.
  2. Очень важно слушать свои биологические часы. Вы лучше знаете, в какое время вы чувствуете себя полным сил и энергии, чтобы быстро сделать много дел. Если вы чувствуете прилив сил вечером, спланируйте день так, чтобы на вечер у вас остались особо важные дела. В остальное время займитесь менее важными, выделите время на отдых, саморазвитие, встречу с друзьями и т.д.
  3. Очень важно при планировании дня расставить приоритеты. Сначала нужно делать те дела, которые по своей приоритетности самые значимые, и только потом приступать к второстепенным. Никогда не откладывайте важные дела на потом. Иначе, вы весь день будете о них думать и мыслями отвлекаться.
  4. Не тратьте много сил и времени на дела, которые принесут вам незначительный результат. Затраты времени и конечный результат должны быть соизмеримы.
  5. При планировании своего времени, вы должны продумать все возможные варианты, чтобы сделать свою жизнь проще. Например, если уборка в доме отбирает массу времени, подумайте, может, стоит нанять домработницу. Или выбросить давно ненужные вещи, разложить все по коробочкам, систематизировать. Тогда уборка будет забирать меньше времени.
  6. При выполнении дел, проанализируйте, какие факторы чаще всего вас отвлекают и забирают ваше время. Возможно, вы часто отвлекаетесь на социальные сети, разговоры по телефону, мысли о других делах. Очень часто играют роль психологические факторы, например, страх не успеть сделать работу в срок, боязнь приняться за сложную задачу, лень.
Читайте также:  Как ревнуют своих любимых люди разных знаков зодиака

  • Дела, которые необходимо выполнить в ближайшей перспективе.
  • Проекты, которые требуют комплексного подхода.
  • Проекты, которые по той или иной причине пока не могут быть выполнены.
  • Список «когда-нибудь».

Если начать планировать время, его действительно станет больше

Многие (и я в их числе) сталкивались с нехваткой времени, когда задач уже через край: ты просто сидишь и офигеваешь от объемов работы, не представляя, как подступиться к ней.

По моему опыту, если ты не знаешь, какие задачи выполнять в первую очередь, а какие — во вторую-пятую-десятую, то на разбор завалов уходит слишком много времени. То есть и так тьма задач, требующих если не скорейшего выполнения, то хотя бы реакции, а ты еще и не знаешь, какую из них открывать.

Какое-то время я придерживался тактики «Делай все подряд, успеешь побольше». Но снежный ком только рос, потому что таким образом я нарушал приоритетность. В итоге получалось, что я не выполнял срочные задачи, потому что тратил время на те, которые можно было сделать позднее.

Если же посвящать задаче определенное время согласно ее приоритету, то можно все выполнить в срок и оставить достаточно времени на форс-мажор. 20-30 минут, потраченных составление плана, с лихвой окупятся в будущем: результаты внедрения в жизнь грамотного планирования вы оцените уже на первой неделе.

4-я: неважные и несрочные.

Кто должен планировать свой рабочий день

Планировать свой рабочий день должен уметь каждый человек. Так вы сможете экономить время и будете более эффективно работать. Но есть 3 категории людей, которые просто обязаны заниматься личным планированием.

Фрилансеры. Самый недисциплинированный работник — фрилансер. У него нет четкого графика, а о том, что пора садиться что-то делать, напоминает только дедлайн. Именно поэтому, фрилансерам, которые работают с несколькими клиентами, очень важно планировать свой рабочий день. Часто оказывается, что новые заказы появляются с разницей в один — два дня, и если тянуть до последнего, можно не успеть поработать по двум проектам.

Бизнесмены. Здесь все практически так же, как и во фрилансе. Особенно если это бизнес в сети. С одной стороны — вы можете спокойно отдыхать дома, когда ваши сотрудники работают, но с другой — такой подход неизбежно окажется провальным. На Западе среди бизнесменов процветает культ трудоголизма. Там считают, что если ты не работаешь 60 часов в неделю, значит, ты ленив и тебе нечего делать в бизнесе.

Руководители. Руководитель не всегда будет бизнесменом. Владелец компании может не принимать активного участия в делах своей фирмы, но её директор берет на себя ответственность за работу целого механизма. Именно поэтому лидеры средних и крупных компаний должны эффективно использовать свое время, ведь от их решений зависит будущее компании в долгосрочной перспективе. Планирование рабочего дня руководителя — способ наиболее эффективно распределить своё время между стратегически важными задачами.

  • Позитивный настрой. Если просыпаться каждый день с мыслью о том, что ненавидишь свою работу, продуктивность будет снижаться. Постарайтесь начинать утро с приятных мыслей.
  • Старайтесь не «раскачиваться». Вы замечали за собой, что после того, как вы поднимаетесь утром, вам нужно еще 30 — 40 минут на то, чтобы окончательно прийти в себя? Это время, которое не стоит терять. Сразу после пробуждения примите душ, заварите кофе и вместо получаса «в никуда», вы можете спокойно позавтракать.
  • Неспешный завтрак и путь на работу. Начинать день без спешки очень важно. Когда вы спешите, организм тратит лишние силы и нервы, которые могли бы пойти на более продуктивную работу. Если не можете позволить себе плотный завтрак и неспешную поездку — ложитесь позже и вставайте раньше.
  • Ключевые задачи. Большинство успешных бизнесменов склонны утверждать, что самые важные задачи необходимо решать утром. Как говорится «Хочешь все успевать — ешь лягушку на завтрак». В роли лягушки выступает дело, за которое вы совсем не хотите браться. Сделайте его утром, и позитивный настрой от того, что «лягушка съедена», сохранится на весь день.

А вы знаете, как правильно планировать свой день?

«Что в этом сложного» — ответят многие. Просто загадываешь, что собираешься сделать на следующий день, и с рассветом приступаешь. Все просто!

На этом бы статья и закончилась, если бы данный способ, как правильно планировать свой день действительно давал хороший результат. Но, увы, большая часть дел остается к завершению суток в той же проектной части, в какой была утром. Иными словами, чтобы действительно все успеть, недостаточно просто составить план действий на следующий день.

Как правильно отнестись к распорядку дня, чтобы все успевать, вы узнаете, ознакомившись со следующими советами.

Читайте также:  Знак зодиака козерог мужчина совместимость: разбираем вопрос

На этом бы статья и закончилась, если бы данный способ, как правильно планировать свой день действительно давал хороший результат. Но, увы, большая часть дел остается к завершению суток в той же проектной части, в какой была утром. Иными словами, чтобы действительно все успеть, недостаточно просто составить план действий на следующий день.

Как всё успеть: основы тайм-менеджмента для хоумскулеров

Сдавать работу в последний момент, откладывать важные дела и ничего не успевать — знакомо? Пора учиться правильно распоряжаться своим временем. С чего начать планирование, как мотивировать себя и перестать прокрастинировать — рассказываем в статье.

Сдавать работу в последний момент, откладывать важные дела и ничего не успевать — знакомо? Пора учиться правильно распоряжаться своим временем. С чего начать планирование, как мотивировать себя и перестать прокрастинировать — рассказываем в статье.

Первое правило – каждый вечер составляйте план на следующий день

Как правильно распланировать день? Планируйте сутки блоками, не расписывая их подробно. Но при этом оставляйте пометки, что и когда нужно сделать. Чтобы вам было понятно, я расписал для себя завтрашний день:

  • 1 час – утренний блок (гигиена, завтрак, зарядка)
  • 3 часа – работа
  • 1 час – обед
  • 3 часа – работа
  • 2 часа – оффлайн дела, спорт, прогулка + второй обед
  • 2 часа – работа
  • 1 час – ужин
  • 2-3 часа – отдых(хобби, прогулки)
  • 6-8 часов сон

Ежедневно я знаю, сколько у меня есть часов для работы и прочих дел. Поэтому я говорю себе: «Спасибо за эти 8 часов, которые помогут мне приблизиться к своей цели. Я сделаю все, чтобы провести их максимально продуктивно и эффективно». После этого я приступаю к своим делам.

Когда я писал это сообщение, то задумался о следующем. Наверняка кто-то считает, что бессмысленно так сильно заморачиваться, можно же просто выполнять свою работу. Да, не спорю. Но для вас это будет заморочками только первое время, потом это будет удобным машинальным действием. Вы будете их выполнять, не задумываясь, не ломая себе голову «как распланировать рабочий день, ведь у меня большой проект!». Самое главное — с помощью планов вы будете добиваться своих целей куда быстрее, чем раньше.

Если вы считаете, что у вас и так все хорошо и вас все устраивает, то это прекрасно. Вы думали о том, как стать ещё успешнее и богаче? Если вы сейчас об этом подумаете, то на ум придут несколько хороших идей. Но вы их не реализуете, так как они только в планах, в голове. А я за свои 8 рабочих часов буду реализовывать свои идеи, и воплощать их в жизнь. Именно за счет этого я достиг финансовой состоятельности, а также даю советы, как планировать дела правильно.

Когда я писал это сообщение, то задумался о следующем. Наверняка кто-то считает, что бессмысленно так сильно заморачиваться, можно же просто выполнять свою работу. Да, не спорю. Но для вас это будет заморочками только первое время, потом это будет удобным машинальным действием. Вы будете их выполнять, не задумываясь, не ломая себе голову «как распланировать рабочий день, ведь у меня большой проект!». Самое главное — с помощью планов вы будете добиваться своих целей куда быстрее, чем раньше.

Соблюдайте баланс мыслительных и физических нагрузок

Каждый день в расписании должны быть задачи, которые требуют физической активности, и задачи, задействующие мышление. Зачем? Вот пример: если вы 8 часов проводите в офисе, то работаете продуктивно от 2 до 6 часов. Просто потому, что невозможно заставить себя заниматься однотипными задачами дольше. Как правильно поступать?

Чередуйте дела: запланировали 2 часа работы за компьютером (задействуете голову), а затем, например, 30-минутную уборку в комнате (задействуете тело). Недаром ведь в школе уроки длились 45 минут – просто невозможно долго оставаться на 100% сфокусированными.

Если работаете в офисе, тогда 2 часа сфокусировано работайте, а потом минут 30 бесцельно бродите по зданию с какими-нибудь документами. Главное – выполняйте такое же количество задач, как и раньше, чтобы вас не уволили. От этого выиграете как вы сами, так и работодатель: его бизнес не будет терять прибыль из-за вас, а вы останетесь энергичными.

Запланировать дела на день – обычно не проблема. Трудности возникают тогда, когда нужно изо дня в день выполнять задачи. Как планировать свой день, чтобы всё успевать? Вот несколько советов, благодаря которым вы не потеряете эффективность через неделю, месяц или даже год.

1. Метод АВС планирования.

Согласно данному методу задачи по важности разделяются на А, В и С.

Самые значимые задачи мы отнесем к приоритетам группы А.

Далее по списку идут просто значимые задачи, это список Б.

Следующие по значению – задачи, которые можно отложить на завтра или на еще более дальний срок, – приоритет С.

Согласно данному методу задачи по важности разделяются на А, В и С.

Добавить комментарий